Catálogo
1. Como consultar a existência do item ativo no catálogo?

A unidade deve proceder a consulta do item por meio do SIMPAS no módulo “Catálogo/Consulta Geral”, podendo filtrar a consulta por nome, código, secretaria ou unidade solicitante, bem como através do portal de compras eletrônicas do Estado da Bahia, acessando o endereço www.comprasnet.ba.gov.br Caso a unidade identifique o item e o mesmo esteja com situação inativo, deverá encaminhar um email para o endereço catalogo.material@saeb.ba.gov.br ou catalogo.servicos@saeb.ba.gov.br e solicitar sua reativação.

2. Como solicitar a inclusão de um novo item no Catálogo?

Para solicitar a inclusão do item no SIMPAS a unidade deve:

a) Verificar se na solicitação do item constam todas as características necessárias.

b) Realizar pesquisa, se necessário, para complementação da especificação do item

c) Elaborar quadro comparativo da especificação do item com, no mínimo, 3 marcas, para material;

       Obs.: Em caso de direcionamento de marca ou de inexigibilidade, encaminhar Parecer Técnico para a SAEB.

d) Identificar, através de consulta ao SIMPAS, o grupo e família em que o item deverá ser catalogado.

e) Solicitar, através da rotina de Compor Item do SIMPAS, a composição do item de material ou serviço à DM ou DS.

Obs.: A solicitação deverá ser encaminhada seguindo a padronização já existente para os itens similares, sem acentuação gráfica.

3. Quais as situações do item durante a fase de composição?

Um item em composição passa pelas seguintes fases:

Solicitado – quando a solicitação de composição do item é registrada no SIMPAS;

Revisado - situação que traduz que o item foi revisado pelo gestor do Catálogo. Essa revisão implica em solicitar esclarecimentos ou maiores informações à Unidade Solicitante.

4. Como elaborar uma especificação recomendada para um item de material?

Havendo necessidade de especificar um determinado item, é recomendável que as unidades administrativas solicitantes elaborem um Quadro Comparativo, que consiste na busca ao mercado de produtos de, no mínimo, três marcas distintas e que atendam às necessidades das unidades, conforme modelo abaixo, comparando a especificação do Catálogo com as informadas pelos fornecedores das marcas encontradas.

5. Qual o tempo máximo para revisar um item em composição?

Após a unidade solicitar a inclusão de um novo item, o gestor do Catálogo terá o prazo de até 2 (dois) dias úteis para realizar a revisão, não contado o dia útil do registro da solicitação. Havendo necessidade de solicitar informações quanto à descrição do item, este prazo é reiniciado.

6. Por que os itens do Catálogo são inativados?

Destacamos os principais motivos que levam a inativação de itens no Catálogo:

a) Inconsistência nas especificações – quando é identificada alguma inconsistência na especificação dos itens.

b) Obsolescência das especificações – quando é identificado que as especificações de um determinado item estão obsoletas e, por conseqüência, o item não é mais comercializado.

c) Por desuso – quando o item está ativo no Catálogo, porém não foi utilizado nos últimos meses

d) Padronização - buscando padronizar as aquisições públicas, alguns itens são inativados, tendo em vista a similaridade com itens comuns, atualização nas características, etc.

7. Como consultar um item inativo no Catálogo?

A Unidade Gestora deve proceder a consulta do item por meio do módulo “Catálogo / Relatórios / Itens do Catálogo em Uso” ou “Banco de Preços/Relatórios/Valor Referencial e Última Compra” do SIMPAS e selecionar a situação Inativo, bem como os demais filtros, se julgados necessários.

8.Como alterar a especificação de um item do catálogo?

Caso a unidade identifique a necessidade de alteração ou inclusão de alguma característica em um item do catálogo, deve primeiramente verificar se o item já foi incluído em alguma requisição. Para isso, o usuário deverá acessar o SIMPAS, módulo Catálogo/Relatórios/Itens do catálogo em uso/Itens em RM/RS e informar o código do item. Caso já exista RM/RS gerada para o item informado, o usuário deverá copiar a especificação do item e solicitar a composição de um novo item. Caso não exista RM/RS gerada para o item informado, a unidade deverá encaminhar a sugestão de alteração para o endereço catalogo.material@saeb.ba.gov.br ou catalogo.servicos@saeb.ba.gov.br

9.Como copiar a especificação de um item inativo no catálogo?

O usuário deverá acessar o módulo Catálogo/Relatórios/Itens do Catálogo em Uso ou o módulo Banco de Preços/Relatórios/Valor Referencial e Última Compra, selecionar o texto e copiar.

10.Qual o procedimento quando da composição de um equipamento de informática ou de um software?

As especificações são enviadas à Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB ou para Coordenação de Tecnologia e Gestão – CTG/SAEB, para uma análise técnica. Para tanto, a unidade solicitante deve informar no campo “Digite a mensagem” do módulo “Catálogo / Compor Item” do SIMPAS, o nome, telefone e e-mail do técnico responsável pela composição para que, havendo necessidade de alguma informação, a PRODEB mantenha contato diretamente com a unidade solicitante. Após avaliação e aprovação da especificação, o item é ativado no Catálogo.

11.Qual o procedimento quando da composição de um item vinculado a Família de Medicamentos e Correlatos?

As especificações são enviadas à SESAB/Central Farmacêutica da Bahia – CEFARBA, para que proceda a análise técnica da especificação. Para tanto, a unidade solicitante tem que informar no campo “Digite a mensagem” do módulo “Catálogo / Compor Item” do SIMPAS, o nome, telefone e e-mail do responsável pela composição, para que, havendo necessidade de alguma informação, a SESAB/DA/CMP mantenha contato diretamente com a unidade solicitante. Após avaliação e aprovação da especificação, o item é ativado no Catálogo. Após avaliação e aprovação da especificação, o item é ativado no Catálogo.

12.Qual o procedimento quando da composição de um item de material de penso?

As especificações são enviadas à SESAB/DA/Coordenação de Material e Patrimônio – CMP, para que proceda a análise técnica da especificação. Para tanto, a unidade solicitante tem que informar no campo “Digite a mensagem” do módulo “Catálogo / Compor Item” do SIMPAS, o nome, telefone e e-mail do responsável pela composição, para que, havendo necessidade de alguma informação, a SESAB/DA/CMP mantenha contato diretamente com a unidade solicitante. Após avaliação e aprovação da especificação, o item é ativado no Catálogo.

13.Como solicitar a reativação de um item?

A unidade deve solicitar a reativação dos itens, através do endereço eletrônico (catalogo.material@saeb.ba.gov.br ou catalogo.servicos@saeb.ba.gov.br), informando o código do item e a justificativa. Recomenda-se que a unidade consulte o Catálogo, antes da solicitação de reativação, para avaliar se não existe a indicação de um novo item, com a especificação atualizada.

14.O que fazer quando a RM/RS não aparece disponível na rotina de emitir?

Algumas situações fazem com que a RM/RS não se apresente disponível na rotina de emitir, tais como:

RM/RS com situação Compra Direta a Delegar: Neste caso a unidade deverá entrar em contato através dos telefones 3115-1544/3115-1792/3115-1580 (para material) e 3115-3175 (para serviços) e solicitar a análise com vistas à liberação da mesma. OBS: No caso de RS com situação Compra Direta a Delegar, gerada para itens da família: 04.99 (manutenção de veículos) a unidade deverá informar a placa dos veículos para os quais será realizada manutenção e, para os itens das famílias 01.98 (serviços de condução e conservação de veículos administrativos) 03.16 (conservação e limpeza predial) 03.25 (vigilância e segurança patrimonial) 03.29 (copa e cozinha) e 03.30 (suporte, controle e apoio a administração de edifícios públicos) a unidade deverá informar o código do SIMOV.

RM/RS do tipo Registro de Preços/situação Registro de Preços Pendente: Neste caso a unidade deverá entrar em contato com a Coordenação de Registro de Preços, através dos telefones 3115-3228/3115-1717/3115-3169/3115-3220 (para material) e 3115-1791/3115-3207 (para serviços) e solicitar a análise com vistas à liberação da mesma.

15.Um item inativo no catálogo implica em impedimento na continuidade da compra/contratação?

A inativação do item no catálogo, só impede a geração de uma nova requisição, a inclusão do item em uma requisição já existente, a alteração dos dados da requisição e a inclusão do item no Planejamento de Compras. Nos demais casos, o sistema dará continuidade ao processo, mesmo que o item se encontre inativo no catálogo.

16.Podemos realizar movimentações no módulo Estoque do SIMPAS para um item na situação inativo?

Sim. O item na situação Inativo no Catálogo não impede a sua movimentação no módulo Estoque do SIMPAS. Para que a movimentação aconteça torna-se necessário que o item esteja ativo no almoxarifado da unidade.

17.Qual o procedimento para contratação de mobiliário?

Em 22/03/2012, foi publicada a Instrução Normativa 005, padronizando os mobiliários de uso comum, a serem adquiridos pelo Estado da Bahia. Assim, em caso de necessidade de aquisição de mobiliário de uso comum não padronizado, o processo deverá ser encaminhado à SAEB, para fins de análise e deferimento do pleito, devendo ser instruído, especialmente, com os seguintes documentos:

1ª Exposição de motivos para o titular do órgão ou entidade, justificando a necessidade da aquisição e indicando a sua utilização;

2ª Autorização expressa do Dirigente máximo do órgão ou entidade para a aquisição;

3ª Especificação completa do item não padronizado, com o quadro comparativo de marcas;

4ª Declaração do Ordenador de Despesa e estimativa do impacto orçamentário e financeiro da aquisição.

18.Qual a regulamentação do Valor Referencial disponibilizado pela SAEB?

Em 2010, foram publicados o Decreto Estadual 12.300 02/08/2010 e a Instrução Normativa 13 de 13/10/2010, que dispõe sobre a utilização da pesquisa de preços para formação de Valor Referencial, regulamenta a Tabela de Preços Referenciais e, orienta quanto à utilização do Preço Referencial nos processos de fornecimento de material e contratações de serviços, bem como revoga as disposições em contrário, em especial a Instrução nº 014, de 17 de novembro de 2006.

19.O que é a Tabela de Preços Referenciais?

A Tabela de Preços Referenciais do Governo da Bahia foi instituída pelo Decreto Estadual 12.300 de 02/08/2012, com vistas a servir como parâmetro para as licitações e contratações públicas, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, que compõem a administração direta, autárquica e fundacional, composta por Preços de Mercado para alguns itens do Catálogo Geral, pesquisados por instituição especializada, contratada, especialmente, para este fim e validados pela SAEB.

20. Quais são os itens para os quais a SAEB deve disponibilizar Valor Referencial?

1. Os itens disponibilizados na Tabela de Preços Referenciais

2. Itens de uso comum constantes do Registro de Preços;

3. Itens do grupo de material cadastrados no SIMPAS com o código 23 que estão padronizados de acordo com legislação específica.

21. Como é formado o Valor Referencial?

São realizadas pesquisas de preços através de pesquisa em campo, internet, fax, telefone, jornais ou revistas especializadas, sobre as quais é calculada a média aritmética simples para formação do Valor Referencial. Na formação do Valor referencial não são considerados preços promocionais, local de entrega, quantidade, frete, diferenças de alíquotas de tributos e seguro.

22. A existência de Valor Referencial para o item catalogado dispensa a realização de cotação de preços pela unidade?

Conforme item 5 da Instrução Normativa 13 de 13/10/2010, as unidades devem:

1º utilizar, obrigatoriamente, os preços referenciais dos itens constantes na Tabela de Preços Referenciais e aqueles compostos diretamente pela SAEB, como parâmetro único máximo no julgamento de preços nas licitações, dispensas e inexigibilidades;

2ª Pesquisar preços de itens comuns e específicos não constantes na Tabela de Preços Referenciais ou não compostos diretamente pela SAEB, podendo encaminhá-los à SSA/SAEB para análise, quanto à utilização na formação do preço referencial;

3ª solicitar da SSA/SAEB a atualização da pesquisa de preços dos itens, sempre que obtiver pesquisas de preços de mercado inferiores àqueles disponibilizados;

4ª utilizar o histórico de preços praticados nas últimas aquisições e/ou contratações registrados no SIMPAS, conforme orientações da SAEB, em caso de inexistência dos preços referenciais de que trata esta Instrução;

23.Qual o procedimento caso a unidade deseje dar continuidade ao processo com preço acima do valor referencial?

A unidade deverá formalizar a manifestação de interesse na continuidade do processo para a SAEB/Superintendência de Serviços Administrativos/Diretoria de Material ou Diretoria de Serviços, para análise e pronunciamento, sendo que, no referido manifesto deverá constar o autorizo do dirigente máximo do Órgão solicitante.